Tips Melayani Customer


Sumber : pixabay

Sebagai pegawai yang bertugas melayani customer, pasti ada suka dan dukanya. Bertemu dengan berbagai karakter dan kasus yang berbeda-beda setiap harinya, tentunya menuntut kita untuk bisa menghadapinya dengan bijak dan tetap tersenyum. Padahal mood kita juga kadang lagi kurang bagus. Tapi  standard operating procedurenya harus begitu. Tamu adalah raja, dan kita harus melayaninya dengan baik.

Pagi itu adalah jadwalku untuk melayani customer. Nano-nano banget rasanya. Baru buka jam pelayanan aja udah ada beberapa yang antri dan salah satunya agak ngeyel. Sabar, sabar. Setelah dijelaskan beberapa kali tapi masih tetap ngotot, akhirnya aku ikutin dulu deh kemauannya. Setelah dicoba mengisi aplikasi seperti yang diinginkan customer ternyata memang ngga bisa, karena memang bukan seperti itu cara dan aturannya, baru deh beliau percaya dan mau merevisi sesuai aturan.

Customer pertama berhasil dilayani dengan baik, datanglah customer kedua. Kali ini yang datang lebih seru lagi, 3 orang bule yang sama sekali ngga bisa berbahasa Indonesia. Waduh, meskipun aku pernah belajar bahasa Inggris, tapi kalau langsung berhadapan dengan orang asingnya grogi juga ya? Apalagi pertanyaannya juga bukan pertanyaan yang umum. Jadilah bahasa tarzan keluar semua. Hehehe. 

Ternyata si Mister juga mau tanya masalah pengisian aplikasi. Karena ada kesalahan saat input data dan beliau bingung cara membetulkannya. Setelah dijelaskan dan dipraktekkan caranya, alhamdulillah semuanya beres dan si Mister pun mengerti dan tampak puas dengan penjelasanku. Atau mungkin beliau takjub kali ya denger bahasa tarzanku. Hehehe.

Kasus-kasus selanjutnya relatif mudah dan bisa tertangani dengan baik. Customer merasa puas dan aku pun bisa menyelesaikan tugasku dari pagi hingga siang hari itu dengan baik.

Dari hasil melayani customer selama setengah harian itu, maka aku simpulkan bahwa ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam menghadapi customer, yaitu ;
1. Sabar
Dalam menghadapi customer, kita dituntut untuk sabar menghadapinya. Karakter orang yang berbeda-beda kadang ada aja yang bisa memancing emosi. Sebisa mungkin tahan emosi kita dan melayaninya dengan baik.

2. Mendengarkan keluhan customer
Terkadang yang harus kita lakukan adalah mendengarkan dahulu semua permasalahan yang dialami oleh customer, baru setelah itu giliran kita yang menjelaskan.

3. Menguasai masalah dan peraturan yang berlaku
Sebagai petugas yang bertugas melayani, kita harus menguasai masalah dan peraturan yang berlaku, sehingga dapat menyelesaikan setiap kasus dengan baik.

4. Memberi penjelasan yang singkat, padat, jelas, dan mudah di mengerti
Berikan penjelasan yang singkat, padat, jelas, dan mudah di mengerti. Penjelasan yang bertele-tele malah sering membingungkan dan ngga efektif.

5. Memberi solusi
Kita harus bisa memberikan solusi atas permasalahan yang dihadapi customer. Jika pada saat itu kita belum bisa memberikan solusi, sebaiknya kita jujur dan meminta waktu untuk mencari cara dan aturannya terlebih dahulu. Minta nomor telepon yang bisa dihubungi dan segera dihubungi saat sudah mendapat solusinya.

6. Kepuasan pelanggan yang utama
Ingat ya, kepuasan pelanggan adalah yang utama. Jadi sebisa mungkin kita selalu update dan memberikan pelayanan terbaik.

7. Belajar bahasa asing
Customer yang datang beragam, dan terkadang ada yang ngga bisa berbahasa Indonesia. Jadi menurutku belajar bahasa asing terutama bahasa Inggris itu penting. Walaupun ngga jago-jago amat, setidaknya bisa mengerti maksudnya.

Nah, itu beberapa hal pengalamanku dalam menghadapi customer. Semoga bermanfaat ya...

8 Comments

  1. Sabar ini yang kadang agak sulit didapatkan ya. Kalau yang lainnya sih bisa dipelajari. Etapi kan HRD pasti punya cara mengenali pribadi yang pas dijadikan CS.

    ReplyDelete
  2. Sabar adalah koentji ya mbak, aku pernah dulu jadi customer service emang hrus pandai handle problem dan ga baperan orangnya ya

    ReplyDelete
  3. Paham banget gimana raanya harus melayani customer. Dulu aku sempat bekerja di bagian administrasi yang mana ya menangani banyak masalah di kantor. Salah satunya urusan customer care seperti ini.
    Wah, selain sabar kayaknya memang harus dibawa senang terus. Setiap ganti customer harus "let it go". Lupakan jangan dipikirin lagi. Hehe

    ReplyDelete
  4. Saya juga pernah bekerja di ekspedisi Mbak, dulu sekali hehehe. Kuncinya memang sabar dan sopan ya. Apalagi konsumen kita dari berbagai kalangan. Wajib pasang senyum ramah dan selalu memperhatikan nada bicara kita. Sukses ya Mbak dengan pekerjaannya.

    ReplyDelete
  5. Kalau bekerja di pelayanan memang butuh stok sabar ya kak, soalnya kemungkinan yang datang customer-customer yang membawa permasalahan ya. Hebat deh kak.

    ReplyDelete
  6. Menghadapi orang lain, siapa aja, bisa klien atau customer yaa harus bisa berkomunikasi dng baik dan jelas. Orang ngeyelan yaa ada di-mana². Bener banget harus sabar...

    ReplyDelete
  7. Nah, aku pun pernah mengahdapi customer yang rewelnya minta ampun, memang benar harus super sabar ya mbak. Apalagi ada yang bilang bahwa customer adalah Raja, hehehe

    ReplyDelete
  8. Bener banget, sabar itu kadang susah. Apalagi kalo orangnya ngeyel dan marah2. Hmmm...

    ReplyDelete